Clearance und Tax-Report­ing Digi­tale CTC- und Melde­sys­teme zur Umsatz­steuer in Deutsch­land und der EU

Die E‑Rechnung wird über­all in der Euro­päi­schen Union zuneh­mend zur Pflicht für den Rech­nungs­aus­tausch im B2G- und B2B-Bereich. Was das bedeu­tet, welche Systeme und Modelle dabei zum Einsatz kommen und wie es um die deut­sche Version eines digi­ta­len Melde­sys­tems steht, erfah­ren Sie hier.

Clearance-Systeme im Über­blick Gut vorbe­rei­tet auf alles, was kommt: Anfor­de­run­gen an den Rech­nungs­aus­tausch für B2B und B2C

Nach Einfüh­rung der E‑Rechnung (in Deutsch­land teil­weise verpflich­tend) für Liefe­ran­ten der öffent­li­chen Hand (B2G), ist jetzt der nächste Schritt die Einfüh­rung der verpflich­ten­den E‑Rechnung zwischen Unter­neh­men in Deutsch­land (B2B). Der dafür notwen­di­gen Geset­zes­än­de­rung hat als Teil des Wachs­tums­chan­cen­ge­setz der Bundes­rat am 22.03.2024 final zuge­stimmt. Auf dieser Basis haben die Unter­neh­men jetzt eine bessere Planungs­si­cher­heit. Darauf aufbau­end ist als drit­ter Schritt die Einfüh­rung eines elek­tro­ni­schen Steu­er­mel­de­sys­tems für Rech­nun­gen geplant. So der konkrete Plan der aktu­el­len Bundes­re­gie­rung (siehe Koali­ti­ons­ver­trag, S. 132).

In diesem Zusam­men­hang fallen immer häufi­ger Begriffe wie Clearance, CTC oder Tax Report­ing. Aber was steckt eigent­lich dahin­ter? Welches gemein­same Ziel verfol­gen Clearance- / CTC- / Tax-Report­ing-Systeme? Wie weit sind die Euro­päi­sche Union, die einzel­nen Mitglied­staa­ten und gerade Deutschland?

Lassen Sie uns etwas Licht ins Dunkel bringen.

Welche Vorga­ben zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung für B2B / B2C gibt es auf EU-Ebene?

Das Euro­päi­sche Parla­ment hat am 10. März 2022 eine Empfeh­lung an die Euro­päi­sche Kommis­sion abge­ge­ben, einen gemein­sa­men Stan­dard für die Rech­nungs­stel­lung auf euro­päi­scher Ebene einzu­füh­ren. Zudem soll nach Möglich­keit schritt­weise die verpflich­tende elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung über­all in der Union reali­siert werden. Die Umset­zung darf dabei nach Willen der Parla­men­ta­rier aber keines­falls einen finan­zi­el­len Nach­teil für die betrof­fe­nen Unter­neh­men bedeu­ten – vor allem nicht für kleine und mittel­stän­di­sche Unter­neh­men (KMU).

Die Finanz- und Wirt­schafts­mi­nis­ter der EU haben am 14. Mai und erneut am 21.06.2024 auf Basis der über­ar­bei­te­ten ViDA-Richt­li­nie (VAT in the Digi­tal Age) abge­stimmt. Eine Stimme hat gefehlt. Eine Abstim­mung auf Basis eines Kompro­mis­ses wird jetzt im Rahmen der Rats­prä­si­dent­schaft von Ungarn angestrebt.

Konkrete gesetz­li­che Vorga­ben oder entspre­chende EU-Verord­nun­gen liegen bisher jedoch noch nicht vor. Wenig verwun­der­lich, dass sich die Stim­men mehren, die den vorge­ge­be­nen Zeit­plan für extrem ambi­tio­niert – oder schier unrea­lis­tisch – halten.

News Ticker:
E‑Rechnung B2B & Steu­er­mel­de­sys­tem in DE

NEXT LIVE UPDATE im Webi­nar:
Bereit für E‑Rechnung – von 0 auf 100% in 60 Minuten

EU – 14.05. & 21.06.2024: Keine Einig­keit in der Sitzung der Finanz- und Wirt­schafts­mi­nis­ter der EU zu ViDA erzielt. Eine erfolg­rei­che Abstim­mung liegt jetzt mit in der Verant­wor­tung der Rats­prä­si­dent­schaft von Ungarn.

DE – 22.03.2024: Der Bundes­rat hat die Einfüh­rung der E‑Rech­nungs-Pflicht im B2B-Bereich im Rahmen des Wachs­tums­chan­cen­ge­set­zes (WCG) beschlossen.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle steu­er­pflich­ti­gen Unter­neh­men in Deutsch­land elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen nach EU-Norm EN 16931 empfan­gen – später sogar versen­den – können. Erfah­ren Sie jetzt alles rund um die kommende E‑Rechnungspflicht. Wir haben alle rele­vante Über­gangs­fris­ten, Ausnah­men und Anfor­de­run­gen leicht verständ­lich in unse­rem aktu­el­len Beitrag Gesetz zur E‑Rechnungspflicht in Deutsch­land final verab­schie­det für Sie zusammengefasst.

DE – 21.02.2024: Vermitt­lungs­aus­schuss beschließt Kompro­miss mit den Stim­men der Regie­rung. Die Beschluss­vor­lage wurde direkt am 23.02. vom Bundes­tag verab­schie­det. Die Arti­kel 23 und 24 mit den Ände­run­gen des UStG wurden inhalt­lich nicht verändert.

DE – 24.11.2023: Bundes­rat verweist das Wachs­tums­chan­cen­ge­setz in den Vermittlungsausschuss.

DE – 17.11.2023: Auf Basis der Beschluss­emp­feh­lung des Finanz­aus­schus­ses vom 15.11. wurde das Wachs­tums­chan­cen­ge­setz vom Bundes­tag verabschiedet.

Wir halten Sie zu den Entwick­lun­gen zur E‑Rechnung und dem Steu­er­mel­de­sys­tem hier auf dem Laufen­den. Bei Rück­fra­gen kontak­tie­ren Sie uns gerne direkt.

Die Verpflich­tung zur E‑Rechnung und die Einfüh­rung eines elek­tro­ni­schen Melde­sys­tems über­all in der EU scheint nur noch eine Frage der Zeit zu sein.

Wich­tig: Die nächs­ten Schritte zur Einfüh­rung der E‑Rechnung – im Bereich B2B – in Deutsch­land star­ten wie geplant am 01.01.2025.

Wann kommt die E‑Rechnungspflicht für B2B / B2C-Geschäfte? 

Die Vorteile einer, zumin­dest auf Landes­ebene einheit­li­chen Lösung liegen auf der Hand. Es geht dabei schlicht und einfach um die Vermei­dung von Steu­er­be­trug und Steu­er­hin­ter­zie­hung. Das liegt im Inter­esse eines jeden Landes.

Weitere Aspekte, die bei der Wahl eines passen­den einheit­li­chen Melde­sys­tems eine Rolle spielen:

  • Förde­rung der Digitalisierung
  • Verbes­serte Absi­che­rung gegen Hacker­an­griffe: welche Technologie?
  • Daten­schutz: welche Daten aus den Rech­nun­gen darf / soll  / muss die Steu­er­be­hörde über­mit­telt bekommen?
  • Berück­sich­ti­gung von Anfor­de­run­gen aus den unter­schied­li­chen Branchen
  • Leichte Umsetz­bar­keit auch für KMUs und Kleinstunternehmen

Losge­löst davon gilt gerade für Deutsch­land: Es bedarf einer bundes­weit einheit­li­chen Lösung, im Gegen­satz zum bishe­ri­gen Flicken­tep­pich im B2G-Umfeld. Dabei müssen früh­zei­tig alle Betei­ligte (=alle Bundes­län­der, Vertre­ter aus Poli­tik, Wirt­schaft etc.) mit an den Tisch geholt werden. Das wurde auch bei den Diskus­sio­nen auf dem E‑Rech­nungs-Gipfel in 2022 sowie 2023 sehr deutlich. 

Eine EU-weit einheit­li­che Lösung bleibt – wie auch schon bei der Rech­nungs­stel­lung an die öffent­li­che Hand – trotz allem leider erneut unwahr­schein­lich. Zu groß ist bereits jetzt die Viel­falt der verschie­de­nen Wege, Modelle und Systeme. Denn Länder wie Italien, Polen und Frank­reich haben bereits entspre­chende Clearance‑, CTC- oder Tax Report­ing-Systeme einge­führt. Oder sind zumin­dest gerade dabei. Diese basie­ren aber keines­wegs auf einem einheit­li­chen Modell.

Übri­gens: Ob und wie auch der (mit Ausnahme von Italien) bisher meist ausge­sparte B2C-Bereich – also die Rech­nun­gen an Endkun­den – bei der Ausge­stal­tung eines deut­schen Melde­sys­tems Berück­sich­ti­gung finden wird, ist noch völlig offen. Inzwi­schen ist klar, dass man sich zunächst auch hier­zu­lande auf die Umset­zung im B2B-Bereich konzentriert.

Wie funk­tio­niert das Clearance-Modell für Rechnungen?

Grund­sätz­lich ist unter einem Clearance-Modell ein spezi­el­les Routing-System zu verste­hen, bei dem die Rech­nung eines Liefe­ran­ten (oder zumin­dest die Rech­nungs­da­ten) zunächst an die Finanz­ver­wal­tung gesen­det und nach erfolg­ter Frei­gabe an den Auftrag­ge­ber weiter­ge­lei­tet wird. Um ein solches System wirk­lich effi­zi­ent zu machen, soll­ten die Rech­nun­gen hier­bei über die gesamte Stre­cke so medi­en­bruch­frei wie möglich über­mit­telt werden. Eine Anfor­de­rung, die erst mit der Einfüh­rung der elek­tro­ni­schen Rech­nung auf Basis struk­tu­rier­ter Daten möglich – und wirt­schaft­lich sinn­voll – gewor­den ist.

Insge­samt werden derzeit in Deutsch­land und Europa bis zu 5 verschie­dene Ausprä­gun­gen eines Clearance-Modells diskutiert:

  1. Inter­ope­ra­bi­lity = der medi­en­bruch­freie Austausch von Rech­nun­gen in elek­tro­ni­scher Form über zerti­fi­zierte eInvoicing-Dienstleister
  2. Real-Time Report­ing = ledig­lich die Meldung von Trans­ak­ti­ons­da­ten, zeit­nah nach dem Versand der Rech­nung an den Käufer
  3. Clearance (einfach) = die Prüfung von Trans­ak­tio­nen vor Rech­nungs­stel­lung und Vali­die­rung nach dem Eingang durch den Käufer
  4. Centra­li­zed Exch­ange = der zentra­li­sierte Austausch von Rech­nungs­do­ku­men­ten über eine (für alle Betei­lig­ten) vorge­ge­bene Infrastruktur
  5. Decen­tra­li­zed CTC = die dezen­trale Meldung (CTC = Conti­nuous Tran­sac­tion Control) an die Steu­er­be­hörde, welche über ein gesetz­lich vorge­ge­be­nes Verfah­ren für den Austausch von Trans­ak­ti­ons­do­ku­men­ten wie Rech­nun­gen etc. erfolgt, aber nicht über eine zentrale Platt­form erfol­gen muss
Modelle: Unterschiede zwischen Clearance-System, Tax Reporting und CTC

Übri­gens: Die Vari­ante «Inter­ope­ra­bi­lity» ist nur unter bestimm­ten Bedin­gun­gen wirk­lich ein Clearance-Modell. Denn bei dieser Vari­ante liegt das soge­nannte 4‑Cor­ner-Modell vor, bei dem die Steu­er­be­hörde nicht einbe­zo­gen ist. Denn der Austausch trans­ak­tio­na­ler Belege erfolgt zwar elek­tro­nisch über einen eInvoice-Dienst­leis­ter (=Service Provi­der). Jedoch bilden der Liefe­rant mit seinem Service Provi­der 2 Ecken auf der einen Seite, der empfan­gende Dienst­leis­ter und der Käufer die 2 ande­ren Ecken.

Eine wich­tige Frage ist bei diesem Modell zudem, ob die «Service Provi­der» eine entspre­chende Zerti­fi­zie­rung benö­ti­gen. Das ist etwa der Fall in Belgien, Finn­land und Australien.

Clearance-Modelle im Einsatz

Tatsäch­lich finden sich die verschie­de­nen Systeme und Modelle heute bereits in unzäh­li­gen Sub-Vari­an­ten über­all auf der Welt, Tendenz deut­lich steigend.

Viele mittel- und südame­ri­ka­ni­schen Staa­ten wie Chile oder Mexiko gelten dabei als wahre Vorrei­ter der ersten Stunde, setz­ten aufgrund des zur Entste­hungs­zeit noch nicht ausrei­chen­den tech­ni­schen Fort­schritts jedoch auf nur nach­ge­la­gerte Clearance-Systeme. Länder wie Belgien oder Austra­lien nutzen das bereits erwähnte Modell der Inter­ope­ra­bi­li­tät. Ungarn und Südko­rea wiederum vertrauen auf ein System zum (ledig­li­chen) Tax Report­ing in Echt­zeit, während die Türkei oder Italien umfas­sende Exch­ange-Systeme mit zentra­ler Austausch­platt­form einge­rich­tet haben.

Ein dezen­tra­les CTC-Modell wird aktu­ell in Deutsch­land beson­ders inten­siv diskutiert.

E‑Rech­nungs-Pflicht in der EU: Das ist der aktu­elle Stand

  • Heute schon Pflicht: Italien, Ungarn, Finnland
  • Pflicht seit 2022: schritt­weise Umset­zung in Rumänien
  • Pflicht seit 2023: Polen, Slowa­kei, Slowenien
  • Pflicht star­tet voraus­sicht­lich ab 2025: Deutsch­land bzw. ab 2026: Belgien, Frankreich
  • Pflicht gerade im Gesetz­ge­bungs­ver­fah­ren: Spanien, Österreich
  • Erste Bestre­bun­gen: Schwe­den, Irland, Bulgarien

In Deutsch­land hat die Umset­zung der E‑Rechnung an die öffent­li­che Hand bekannt­lich zu einem Flicken­tep­pich aus 16 + 1 indi­vi­du­el­len Geset­zen, Verord­nun­gen und Portal­lö­sun­gen geführt, der sich nur schwer­lich durch­bli­cken lässt.

Kein Wunder, dass es auch hinsicht­lich der Einord­nung der länder­spe­zi­fi­schen Lösun­gen als Clearance, CTC oder Tax Report­ing nicht so einfach ist, den Über­blick zu behal­ten. Denn (zumin­dest) theo­re­tisch handelt es sich auch hier um Versio­nen der beschrie­be­nen 5 Haupt-Clearance-Modelle. In der Praxis ist aber die Zuord­nung der länder­spe­zi­fi­schen Umset­zun­gen zu einem spezi­fi­schen Modell nicht immer ganz eindeu­tig möglich.

Euro­päi­sche Clearance-Systeme unter der Lupe

Wie bereits ange­deu­tet, hat sich auch in Europa noch kein einheit­li­cher Modell­an­satz durch­ge­setzt. Wir betrach­ten daher nach und nach den Stand zu E‑Rechnung und Steu­er­mel­de­sys­tem der einzel­nen euro­päi­schen Länder.

FINNLANDFRANKREICH – ITALIENPOLEN – PORTUGALRUMÄNIENSPANIENUNGARN

Ausführ­li­che Einzel­ana­ly­sen und Betrach­tun­gen veröf­fent­li­chen wir zudem immer wieder in unse­ren Exper­ten-Beiträ­gen zum Thema Clearance und Tax Report­ing, siehe weiter unten im Bereich Exper­tise zu CTC & Co.

Clearance-Modell - Reine E-Rechnungs-Pflicht | Cegedim Business Services

Finn­land ist schon lange Vorrei­ter bei der E‑Rechnung

Finn­land star­tete mit der E‑Rechnung bereits in den 1990er-Jahren. Schon seit 2010 gilt zudem auch eine E‑Rech­nungs-Pflicht im B2G-Umfeld. Zusätz­lich können Unter­neh­men seit April 2020 von ihren Liefe­ran­ten eine E‑Rechnung zwin­gend verlangen. 

2021 wurde das euro­päi­sche Rech­nungs­for­mat, basie­rend auf der EU-Norm EN-16931, verpflich­tend einge­führt. Seit­dem müssen E‑Rechnungen vor ihrem Versand an die Empfän­ger vali­diert und die elek­tro­ni­schen Doku­mente in den natio­na­len Forma­ten TEAPPSXML oder Finvoice ausge­stellt werden.

Trotz­dem scheint die Entwick­lung eines einheit­li­chen Melde­sys­tems in dem skan­di­na­vi­schen Land (noch) nicht ganz oben auf der poli­ti­schen Agenda zu stehen. Eine zentrale Rech­nungs­ein­gangs­platt­form gibt es in Finn­land bisher nicht.

Zusätz­lich ist die Nutzung des PEPPOL-Netz­werks für den Austausch elek­tro­ni­scher Doku­mente mit der öffent­li­chen Hand auf dem Vormarsch. Das gilt für den Doku­men­ten­aus­tausch in der Auftrags­ab­wick­lung wie Kata­loge, Bestel­lun­gen und Auftrags­be­stä­ti­gun­gen. Ab April 2024 müssen in Finn­land im B2G-Umfeld Bestel­lun­gen und Auftrags­be­stä­ti­gun­gen über das PEPPOL-Netz­werk laufen.

E‑Rechnungspflicht in Frank­reich ab 2026

In Frank­reich berei­ten sich die Unter­neh­men auf die gesetz­lich vorge­schrie­bene E‑Rech­nungs-Pflicht zwischen Unter­neh­men (B2B) und das E‑Reporting bei Geschäf­ten mit Unter­neh­men und Endkun­den (B2C) vor.

Die tatsäch­li­che Verpflich­tung greift nach einer ersten Test­phase (diese beginnt im Juli 2025) je nach Unter­neh­mens­größe ab Septem­ber 2026. Die Pflicht zur Annahme elek­tro­ni­scher Rech­nung in Frank­reich star­tet zeit­gleich.  Die KMUs in Frank­reich werden ab Septem­ber 2027 zum Versand von E‑Rechnungen verpflich­tet. Das Datum der zwei Phasen zur Einfüh­rung der E‑Rechnungspflicht kann durch die Regie­rung maxi­mal um drei Monate verscho­ben werden.

Frank­reich setzt bei seinem Modell auf die Über­mitt­lung der Rech­nungs­da­ten über zerti­fi­zierte Dienst­leis­ter an die Steu­er­be­hörde. Dort werden die Rech­nungs­da­ten auf einer zentra­len Platt­form gespei­chert. Der Belegaus­tausch zwischen Liefe­rant und Käufer kann unab­hän­gig davon mit oder ohne Dienst­leis­ter erfolgen.

In unse­rem Beitrag “Reform der E‑Rechnung in Frank­reich” finden Sie weiter­füh­rende Infor­ma­tio­nen zur Umset­zung des Clearance-Modells in Italien.

Clearance-Modell - dezentrales Clearance Modell | Cegedim Business Services
Clearance-Modell - Zentral über Steuerbehörde | Cegedim Business Services

So sieht das zentrale Clearance-Modell von Italien aus

Italien hat bereits seit 2019 die Rech­nungs­stel­lung über ein Clearance-Modell einge­führt. Alle Rech­nungs­stel­ler versen­den Rech­nun­gen über das Sistema di Inter­s­cam­bio (SdI).

Vor Einfüh­rung des Systems wurde klar, dass beim Thema Daten­schutz noch drin­gend Nach­ar­beit erfor­der­lich werden würde. Die Anpas­sung der entspre­chen­den Gesetze erfolgte Ende 2019. So wurden Rege­lun­gen und Befug­nisse fest­ge­legt, um trotz Über­mitt­lung der komplet­ten Rech­nung die nötige Vertrau­lich­keit der Daten sicherzustellen.

Die Umset­zung entspricht in Italien dem Clearance-Modell «Centra­li­zed Exch­ange». Es gibt hier theo­re­tisch keinen direk­ten Belegaus­tausch zwischen den Unter­neh­men. In der Praxis stellt dieser Umstand jedoch noch immer eine große Heraus­for­de­rung dar.

In unse­rem Beitrag “Italien fordert elek­tro­ni­sche Rech­nung zentral über die SdI” finden Sie weiter­füh­rende Infor­ma­tio­nen zur Umset­zung des Clearance-Modells in Italien.

SAF‑­T/­Post­au­dit-Verfah­ren in Polen

Seit 2016 besteht in Polen für erste Groß­un­ter­neh­men die Melde­pflicht über eine SAF‑T Datei. Seit Okto­ber 2020 müssen alle ihre Meldung im Format JPK_V7M/K durch­füh­ren, das SAF‑T Format in Polen. SAF‑T = Stan­dard Audit File for Tax , bzw. auf polnisch Jedno­lity Plik Kontrolny (JPK).

Die Meldung wird je nach Häufig­keit der Mehr­wert­steu­er­erklä­rung monat­lich oder vier­tel­jähr­lich gefor­dert. Die weite­ren sechs JPK-Formate können im Rahmen einer Betriebs­prü­fung zusätz­lich gefor­dert werden.

Bisher ist die E‑Rechnung in Polen frei­wil­lig. Eine Annah­me­pflicht besteht für die öffent­li­che Hand. Dabei müssen B2G-Rech­nun­gen über die natio­nale Platt­form PeF einge­reicht werden.

Seit Januar 2022 ist für alle B2B-Unter­neh­men eine Test­phase für die E‑Rechnung gestar­tet. Die geplante flächen­de­ckende Einfüh­rung für 2024 wurde verscho­ben. B2B-Rech­nun­gen werden über die natio­nale Platt­form KSeF (=Krajowy System e‑Faktur) einge­reicht. Und genau hier wurden in der Test­phase Mängel fest­ge­stellt. Polen hat daher nach einem exter­nen IT-Audit die Einfüh­rung verscho­ben – auf Februar 2026 für Unter­neh­men mit einem Jahres­um­satz von mehr als 200 Mio. PLN und April 2026 für alle anderen. 

In Polen wird als Format für E‑Rechnungen die EU-Norm EN-16931 als Basis verwen­det. Im Einsatz sind die Vari­an­ten UBL 2.1, CII oder Peppol BIS 3.0.

Clearance-Modell - dezentrales Clearance Modell | Cegedim Business Services
Clearance-Modell - dezentrales Clearance Modell | Cegedim Business Services

SAF‑­T/­Post­au­dit-Verfah­ren in Portugal

Ab Januar 2023 müssen zusätz­lich auch Unter­neh­men ohne Unter­neh­mens­sitz in Portu­gal ihre getä­tig­ten Trans­ak­tio­nen an die Steu­er­be­hörde melden. 

Unter­neh­men mit Sitz in Portu­gal muss­ten bereits seit 2009 ihre Trans­ak­tio­nen an die Steu­er­be­hörde über­mit­teln. Die Anfor­de­run­gen basie­ren auf dem OECD 1.0 Schema. Das zuge­hö­rige SAF‑T Format wird in der Verord­nung  “Port­aria no. 302/2016” definiert.

Die Über­mitt­lung der Daten kann erfolgen

  1. in Echt­zeit per WebService
  2. monat­lich als SAF-T-Datei
  3. über einen manu­el­len Upload ins Portal der Steuerbehörde

Je nach Art des Belegs muss die Meldung an die Steu­er­be­hörde in Echt­zeit, monat­lich oder jähr­lich erfolgen.

  1. Finanz­trans­ak­tio­nen > monat­lich oder jährlich
  2. Steu­er­mel­dung > monat­lich bis zum 5.
  3. Trans­port­do­ku­mente > in Echtzeit

E‑Rechnung in Portu­gal: In Portu­gal müssen Rech­nung an öffent­li­che Einrich­tun­gen elek­tro­nisch erfol­gen. Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen in Portu­gal basie­ren auf der euro­päi­schen Norm EN-16931 entwe­der als CIUS-PT oder UBL2.1 eSPap.

Rumä­nien wählt ein zentra­les Clearance-Modell

In Rumä­nien gilt seit Juli 2022 eine E‑Rechnungspflicht für alle Geschäfte mit der öffent­li­chen Hand (B2G). Im B2B-Umfeld wurde zeit­gleich ab Juli 2022 die Verpflich­tung zur E‑Rechnung für Unter­neh­men, die Produkte oder Dienst­leis­tun­gen «mit einem erhöh­ten Risiko für Steu­er­hin­ter­zie­hung» verkau­fen. Dazu zählen laut einer Verord­nung der ANAF (rumä­ni­sches Finanz­mi­nis­te­rium) von 12/2022 der Handel mit Obst und Gemüse, Alko­hol, Klei­dung, Autos und für die Baubranche.

Zum 01. Januar 2024 wurde die Pflicht zur E‑Rechnung auf alle natio­na­len B2B-Trans­ak­tio­nen ausge­wei­tet. Ab Juni 2024 drohen Unter­neh­men, die sich nicht an die Vorga­ben halten, Bußgelder.

Die Über­tra­gung wird über die RO-eFac­tura-Platt­form reali­siert, die bereits seit Novem­ber 2021 sowohl für B2B- als auch für B2G-Rech­nun­gen bereitsteht.

Zur RO e‑Factura:

  • Über die RO-eFac­ture-Platt­form erfolgt die zentrale Rech­nungs­frei­gabe und zugleich die Spei­che­rung der Daten für 60 Tage.
  • In dieser Zeit muss der Empfän­ger die Rech­nung herunterladen.
  • Die Trans­ak­ti­ons­do­ku­mente unter­lie­gen für Versen­der und Empfän­ger einer Aufbe­wah­rungs­frist von 10 Jahren.
  • Rech­nun­gen müssen dem XML-Format “RO_CIUS” entsprechen.
  • Die Rech­nun­gen müssen spätes­tens 5 Tage nach Rech­nungs­stel­lung einge­reicht werden.
  • Nach der Vali­die­rung wird vom Finanz­mi­nis­te­rium eine Signa­tur hinzu­ge­fügt, die Ände­run­gen des jewei­li­gen Doku­men­tes unterbindet.

Fast alle Unter­neh­men in Rumä­nien müssen bereits heute die Steu­er­mel­dung auf Basis des SAF‑T (Stan­dard Audit­file for Tax) Verfah­rens im Format SAF‑T D406 einge­bet­tet in eine PDF-Datei durch­füh­ren. Ab 2025 gilt dies auch für kleine Unternehmen.

Clearance-Modell - Zentral über Steuerbehörde | Cegedim Business Services
Clearance-Modell - Echtzeit Reporting an die Steuerbehörde | Cegedim Business Services

Das Melde­sys­tem in Spanien erfolgt als «Echt­zeit Reporting»

Bisher ist die E‑Rechnung im B2G-Umfeld verpflich­tend. Ausge­wählte Unter­neh­men unter­lie­gen schon heute den Anfor­de­run­gen des “Real-Time Reportings”. 

Bereits heute müssen Rech­nun­gen an die öffent­li­che Hand über die Platt­form FACe (Punto Gene­ral de Entrada de Factu­ras Elec­tró­ni­cas) einge­reicht werden. Für Unter­neh­men, die nur klei­nere Mengen an Rech­nun­gen verar­bei­ten, bietet das Indus­trie­mi­nis­te­rium einen kosten­lo­sen Soft­ware eInvoicing Client.

Zusätz­lich besteht bereits eine Berichts­pflicht als Real­time Tax-Report­ing, auch SAF‑T (Stan­dard Audit File Trans­fer) genannt, für ausge­wählte Unter­neh­men. Diese müssen über das SII-System (Sumi­nis­tro Inme­diato de Infor­macion) die Daten ihrer gestell­ten und erhal­te­nen Rech­nun­gen inner­halb von 4 Tagen an die Steu­er­be­hörde senden.

Im Septem­ber 2022 wurden weiter­ge­hende Verpflich­tun­gen für B2B-Geschäfte gesetz­lich verein­bart. Ab der endgül­ti­gen Veröf­fent­li­chung des König­li­chen Erlas­ses haben Unter­neh­men mit einem Jahres­um­satz > 8 Mio. Euro ein Jahr (voraus­sicht­lich ab 2025), alle ande­ren zwei Jahre (voraus­sicht­lich ab 2026) Zeit für die Umset­zung der neuen Anforderungen.

 

Ungarn setzt auf ein Clearance-Modell mit «Echt­zeit Reporting»

In Ungarn ist die Annahme von E‑Rechnungen für das gesamte B2G-Umfeld grund­sätz­lich Pflicht. Für alle Betei­lig­ten, also auch B2B und B2C, ist die Meldung der Steu­er­da­ten in (nahezu) Echt­zeit gefordert.

Das gilt für alle Unter­neh­men, die in Ungarn gemel­det sind. Dabei erfolgt die Meldung über das RTIR-System (Real-Time-Invoice-Report­ing) und die natio­nale Platt­form Online Szamla an die NAV, die unga­ri­sche Steuer- und Zollverwaltung.

Clearance-Modell - Echtzeit Reporting an die Steuerbehörde | Cegedim Business Services

Die wich­tigs­ten Begriffe rund um Clearance, CTC und Tax Reporting

Clearance

Grund­sätz­lich gibt es zwei Arten des Melde­sys­tems für die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung. Die «Post-Audit»-Variante und das «Clearance-Modell». Beim Clearance-Modell verlangt die Steu­er­ver­wal­tung, dass für jede Rech­nung eine elek­tro­ni­sche Meldung vor der Zustel­lung an den Handels­part­ner in Echt­zeit oder zeit­nah danach erfolgt. Die einzel­nen Rege­lun­gen und Anfor­de­run­gen für das Clearance-Modell werden auf Länder­ebene spezifiziert.

Vorsicht: Dieser Begriff wird oft auch als Sammel- oder Über­be­griff für das gesamte Thema rund um die Einfüh­rung eines Melde­sys­tems gebraucht, ohne dabei an ein spezi­fi­sches Modell zu meinen.

CTC / Conti­nuous Tran­sac­tion Control

CTC steht für Conti­nuous Tran­sac­tion Control und ist einer der Begriffe, die bei den Themen Clearance und Tax Report­ing häufig erwähnt werden. Unter CTC ist i. d. R. ein trans­ak­ti­ons­ba­sier­tes Melde­sys­tem zu verste­hen. Dabei erfolgt die Meldung der Geschäfts­vor­gänge an die jewei­lige Steu­er­be­hörde in Echt­zeit oder zumin­dest extrem zeitnah.

Compli­ance / compliant

Der Begriff «compli­ant», also «konform», wird in der Geschäfts­welt in unter­schied­li­chem Kontext verwen­det. Das kann bedeu­ten, dass gesetz­li­che Vorga­ben oder Bedin­gun­gen wie vertrag­lich nieder­ge­schrie­bene Regeln, die mit einem Geschäfts­part­ner verein­bart wurden einzu­hal­ten sind.

Im Umfeld der E‑Rechnung ist die Einhal­tung von Regeln und Anfor­de­run­gen seitens des Versen­ders gemeint, die vom Käufer defi­niert werden. Diese basie­ren haupt­säch­lich auf gesetz­li­chen Vorga­ben, die auf dem gelten­den Steu­er­recht beru­hen. Zusätz­lich kann der Käufer aber auch die Angabe bestimm­ter Infor­ma­tio­nen zwin­gend fordern, um die auto­ma­ti­sierte Bear­bei­tung im Rech­nungs­ein­gang medi­en­bruch­frei durch­füh­ren zu können.

 

Post-Audit

Bei der «Post-Audit»-Variante eines Clearance-Modells erfolgt die Prüfung elek­tro­nisch analog zur papier­ba­sier­ten Vari­ante, also im Nach­gang. Modell­be­dingt bleibt bei dieser Vari­ante der direkte Austausch von Rech­nun­gen zwischen Handels­part­nern erlaubt. Die Prüfung kann bis zu 10 Jahre später auf Basis der archi­vier­ten Doku­mente erfolgen.

PTC / Peri­odic Tran­sac­tion Control

PTC steht für Peri­odic Tran­sac­tion Control. Darun­ter wird die regel­mä­ßige Meldung von Trans­ak­ti­ons­da­ten an die Steu­er­be­hör­den verstan­den. In Ländern, die sich für die peri­odi­sche Bericht­erstat­tung über das Stan­dard Audit File for Tax (SAF‑T) System entschie­den haben, erfolgt die Meldung von Mehr­wert­steuer nach dem PTC-Prinzip.

SAF‑T / Stan­dard Audit File for Tax

Stan­dard Audit File for Tax, kurz SAF‑T, ist ein von der Orga­ni­sa­tion für wirt­schaft­li­che Zusam­men­ar­beit und Entwick­lung (OECD) entwi­ckel­tes XML-Datei­for­mat, das für den elek­tro­ni­schen Austausch von Buch­hal­tungs­da­ten an natio­nale Finanz­be­hör­den in manchen Ländern einge­führt wurde. Der Turnus der Meldung ist je nach Land, das dieses Format einge­führt hat, unter­schied­lich: ledig­lich auf Nach­frage, jähr­lich und verein­zelt monatlich.

 

Tax Report­ing

Das Tax Report­ing-Modell entspricht einem einheit­li­chen elek­tro­ni­schen Melde­sys­tem für Rech­nun­gen. Dabei stehen Rech­nungs­ver­sen­der, Finanz­ver­wal­tung und Rech­nungs­emp­fän­ger in einer Dreiecksbeziehung.

Im Gegen­satz zum Clearance-Modell können beim Tax Report­ing die an die Finanz­ver­wal­tung zu über­mit­teln­den Daten auf das notwen­dige Maß redu­ziert werden. Dadurch gelan­gen sensi­ble, aber für die Steu­er­be­hörde uner­heb­li­che Infor­ma­tio­nen gar nicht erst an die Finanzverwaltung.

Aber Vorsicht, wie auch beim Begriff «Clearance» wird «Tax-Report­ing» oftmals als über­ge­ord­ne­ter Begriff synonym für CTC und Clearance verwen­det. Ganz so einfach ist es also nicht. Denn wenn wir uns die Clearance-Modelle (s.o.) anse­hen, dann sind hier bestimmt auch Vari­an­ten dabei, bei denen die zu über­mit­teln­den Trans­ak­ti­ons­da­ten auf das notwen­di­ges Maß redu­ziert werden.

ViDA / VAT in the Digi­tal Age

ViDA ist der Kürzel für die Initia­tive VAT in the Digi­tal Age der EU-Kommis­sion.  Dabei geht es um die Digi­ta­li­sie­rung des Mehr­wert­steu­er­rechts in der EU. Die VAT Expert Group (VEG)  arbei­tet an der Richtlinie.

4‑Cor­ner-Modell

Das 4‑Cor­ner-Modell ist bekannt aus dem PEPPOL-Umfeld. Dabei werden Doku­mente elek­tro­nisch über das PEPPOL-Netz­werk ausge­tauscht. Im Clearance-Kontext wird einfach gene­risch statt des PEPPOL-Netz­werks der Austausch über einen (zerti­fi­zier­ten) Dienst­leis­ter verstanden.

Die Akteure sind aber auch hier:

  1. Versen­der / Lieferant
  2. Service-Provi­der (Versen­der)
  3. Service-Provi­der (Empfän­ger)
  4. Empfän­ger / Käufer

5‑Cor­ner-Modell

Einfach erklärt kommt beim «5‑Cor­ner-Modell» zusätz­lich zum «4‑Cor­ner-Modell» die Steu­er­be­hörde als zentrale Prüf­in­stanz mit ins Spiel.

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