Buchhaltung digitalisieren Strategien und Wege zur papierlosen Buchführung
Die Vorteile einer digitalisierten Buchhaltung liegen auf der Hand. Doch wie lässt sich der Weg hin zum elektronischen Belegaustausch, dem papierlosen Büro und rechtssicheren digitalen Archiven als mittelständisches Unternehmen konkret bestreiten? Hier erfahren Sie es!
Vorteile der papierlosen Buchhaltung und digitale Einsparpotenziale nutzen
Dass heute auch für den deutschen Mittelstand langfristig kein Weg mehr an einer Digitalisierung der eigenen Verwaltungsprozesse vorbeiführt, gilt allgemein als gesetzt. Doch das heißt nicht: Digitalisieren um jeden Preis!
Ganz im Gegenteil. Denn eine gelungene Digitalisierungsstrategie setzt an denjenigen Stellen an, an denen sich die größten Erfolgspotenziale heben lassen. Wo im eigenen Unternehmen sich diese verstecken, mag zuweilen jedoch überraschen. Denn oft liegen die unternehmerisch wie sozial größten Digitalisierungschancen nicht in den primären Geschäftsbereichen wie Fertigung oder Produktion, sondern in der Verwaltung.
Besonders schnell amortisieren sich dabei vor allem digitale Investitionen in cashflow-relevante Prozesse wie den Rechnungseingang, den Rechnungsausgang und die papierlose Rechnungsverarbeitung.
Was davon jedoch den Anfang machen sollte, wie groß die schlummernden Potenziale tatsächlich sind und wie die optimale Digitalisierungsstrategie konkret aussehen sollte, hängt von vielen individuellen Faktoren ab.
Papierlos raus aus der Buchhaltung: Rechnungsausgang optimieren!
Hinter der Digitalisierung des Rechnungsversands bzw. des Belegausgangs der Buchhaltung verbirgt sich ein erhebliches Einsparpotenzial.
Und das Beste: Es ist auch in Ihrem Unternehmen quasi zum Greifen nahe!
Wie bereits erwähnt, sollten im Zuge der digitalen Transformation immer auch die Abläufe in der Buchhaltung unter die Lupe genommen werden. Gibt es hier bereits ein ERP-System, so wird dennoch häufig der Versand von Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften und anderen Dokumenten noch manuell oder lediglich teilautomatisiert vollzogen. Es wird vor Ort gedruckt, sortiert, kuvertiert, frankiert und zur Post gebracht.
Vielleicht haben Sie aber auch schon auf den Versand per E‑Mail an bestimmte Kunden umgestellt. Dann müssen Sie dennoch selbst den Überblick behalten, wer Rechnungen in welcher Form und über welchen Weg erhalten soll. Das ist häufig sehr zeitintensiv und verursacht Kosten für Maschinen, Wartung, Material und Personal. Hinzu kommen zusätzliche Anforderungen einzelner (großer) Kunden, die den eigenen Rechnungseingang automatisiert haben und dafür beispielsweise auf ein hybrides Format wie ZUGFeRD bestehen.
Hut ab! Da müssen Sie eine Menge beachten und den Überblick behalten.
Trotzdem kommt in der Regel irgendwann der Punkt, an dem es einfach zu viel ist, um «manuell» den Überblick zu behalten. Die geeignete Lösung liegt dann allerdings nicht in einem komplett neuen ERP-System, einer neuen Buchhaltungssoftware oder einer gänzlichen Umstellung Ihres Rechnungswesens.
Es geht auch deutlich kostengünstiger und ohne riesigen Implementierungsaufwand!
Mit dem Cegedim eBeleg Service – Ausgang realisieren Sie eine schnelle Umsetzung mit Integration ins ERP-System. Die Vorteile liegen auf der Hand, denn Sie erhalten damit eine Lösung für alle Empfänger, national und international, bei der Sie selbst den Versand von Belegen wie Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften anstoßen und in Ihrem bestehenden ERP überwachen können.
Die Umstellung Ihrer Kunden von papierbasierten Rechnungen auf elektronische Rechnungen lässt sich behutsam und schrittweise durchführen. So können Sie im Rahmen des Projektes Ihre Kunden mit dem passenden Anschreiben über den möglichen Wechsel auf die elektronische Rechnung informieren und die gewünschte Einstellung (Format und Versandweg) direkt im ERP-System selbst konfigurieren.
Papierlose Eingangsbuchhaltung: Automatisierung, die sich auszahlt!
Bei der Automatisierung des Rechnungseingangs sorgen digitale Prozesse für optimale Effizienz und deutlich sinkende Verarbeitungskosten.
Wie sieht es bei Ihnen aus: Gehen in Ihrer Buchhaltung vor allem die papierbasierten Rechnungen Ihrer Kunden auch heute noch oft mit mehrtägiger Verspätung ein? Wenn Sie «elektronische» Rechnungen erhalten, sind diese meist einfache PDF-Dokumente, deren Daten weiterhin händisch erfasst werden müssen? Einige Ihrer Lieferanten sind jedoch bereits einen digitalen Schritt weiter und senden Ihnen hybride Rechnungen in OpenTrans oder ZUGFeRD?
Dann geht es Ihnen wie unzähligen anderen deutschen Mittelständlern, die alle vor der gleichen Herausforderung stehen: Eine stetig wachsende, unüberschaubare Vielzahl an Formaten und Rechnungseingangskanälen unter einen Hut zu bringen – und anschließend möglichst effizient zu verarbeiten.
Um in der Flut von Rechnungsformaten, Übertragungskanälen und technischen wie inhaltlichen Besonderheiten nicht unterzugehen, bedarf es einer «digitalen Schleuse».
Das Ziel sollte dabei jedoch immer sein, die eingehenden Inhalte zu digitalisieren. Allerdings ohne den Lieferanten feste Vorgaben für das Rechnungsformat machen zu müssen. Denn das lässt sich in der Praxis oft nicht umsetzen. Und ist mit einem passenden Digitalisierungsservice auch gar nicht nötig!
Die Lösung: Der Cegedim eBeleg Service – Eingang übernimmt nicht nur das Auslesen und die anschließende Prüfung mit oder ohne Abgleich Ihrer Lieferanten- und Bestelldaten, sondern unterstützt Sie auch (wenn nötig) bei der effizienten Datenkorrektur. Technisch wird das möglich durch die lernfähige Komponente Smart INVOICE von Insiders Technologies. Zudem profitieren Sie bei der Nutzung des eBeleg Service – Eingang von unserer jahrelangen Expertise bei der Verarbeitung von sowohl hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD oder OpenTRANS als auch datenbasierter Rechnungsformate wie XRechnung.
Als optionale Komponenten stehen Ihnen außerdem ein bewährter digitaler Genehmigungsworkflow sowie die direkte Integration in die DMS Cloud, mit der eine GoBD-konforme digitale Archivierung möglich ist, zur Verfügung.
Inspirationen & Tipps
für die digitalisierte Buchführung in Ihrem Unternehmen
Sie sehen die Vorteile einer strategisch geplanten Prozessdigitalisierung in Ihrem Unternehmen?
Wir haben ein paar spannende Ideen, hilfreiche Tipps und handfeste Tools für Sie zusammengetragen, die Ihnen den Weg hin zu einer effizienten Digitalisierung Ihrer Dokumenten- und Belegaustauschprozesse so einfach wie möglich machen:
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