BMF konkre­ti­siert Eckpunkte der E‑Rechnung B2B in Deutschland

Unter die Annah­me­pflicht fallen alle EN 16931-konfor­men Formate.

• In Deutsch­land fallen darun­ter z. B. die Formate XRech­nung und ZUGFeRD.
  Da beim Format XRech­nung immer die aktu­elle Version zu verwen­den ist, ist genau auch diese zuläs­sig.
  Bei ZUGFeRD ist auf die verwen­dete Version (mindes­tens 2.0.1) und das genutzte Profil (nicht MINIMUM, nicht BASIC WL) zu achten. Die erstellte E‑Rechnung muss die Anfor­de­run­gen aus der EN 16931-Spezi­fi­ka­tion erfüllen.
• Zusätz­lich sind auch andere EN 16931-konforme Formate, die z.B. im Ausland gebräuch­lich sind, zuläs­sig.
  Es müssen also alle EN 16931-konfor­men Formate ange­nom­men werden. Als Beispiel werden die fran­zö­si­che Factur‑X und Peppol-BIS Billing konkret erwähnt.

Des Weite­ren stellt das Schrei­ben klar, das Versen­der und Empfän­ger sich auf ein favo­ri­sier­tes Format eini­gen können. Im Zwei­fel hat jedoch der Versen­der die Wahlfreiheit.

Quelle: BMF-Schrei­ben vom 15.10.2024 – Ziffern 24, 27

Das Gesetz gibt vor, dass der Austausch einer “sons­ti­gen E‑Rechnung”, unter Beach­tung der Über­gangs­fris­ten, mit Zustim­mung des Empfän­gers möglich ist.

“Sons­tige E‑Rechnungen” sind dabei z.B.

• einfa­che PDFs ohne struk­tu­rierte Daten
• ZUGFeRD, die nicht der EN 16931-Spezi­fi­ka­tion entspricht (alte Version, Profil oder fehler­hafte Validierung)
• EDIFACT, VDAXXX und ähnli­che Formate

Die Zustim­mung zur sons­ti­gen E‑Rechnung kann form­los erfol­gen. Eine expli­zite schrift­li­che Verein­ba­rung ist nicht zwin­gend erforderlich.

Quelle: BMF-Schrei­ben vom 15.10.2024 – Ziffer 20

Das BMF weist darauf hin, dass die EN 16931-Spezi­fi­ka­tion ursprüng­lich für die Rech­nungs­stel­lung an Behör­den entwi­ckelt wurde und für den Einsatz zwischen Unter­neh­men, also im B2B-Umfeld, erste Anpas­sun­gen erfolgt sind.

Eins ist klar:

• Die Norm entwi­ckelt sich stetig weiter.
• Konkret in Arbeit ist die Anpas­sung der Kern­fel­der im Hinblick auf die B2B-Anfor­de­run­gen durch das tech­ni­sche Komi­tee (CEN).

Für alle Betei­lig­ten wird es im Falle von Ände­run­gen ausrei­chend Zeit geben diese umzu­set­zen. Beispiels­weise sind nach der geplan­ten Anpas­sung der Kern­fel­der zwei Jahre Vorlauf­zeit vorge­se­hen, bevor diese final berück­sich­tigt werden müssen.

Quelle: BMF-Schrei­ben vom 15.10.2024 – Ziffern 28, 29

Zur Lesbar­keit einer E‑Rechnung wurde klar­ge­stellt, dass eine E‑Rechnung zunächst nur maschi­nell lesbar sein muss.
Ein Sicht­do­ku­ment ist nicht erforderlich. 

Eine ZUGFeRD Rech­nung bringt ihr Sicht­do­ku­ment als Buchungs­hilfe mit.
Für die Visua­li­sie­rung einer XRech­nung bzw. der struk­tu­rier­ten Daten einer ZUGFeRD verweist das Schrei­ben auf Tech­no­lo­gien mit deren Hilfe Rech­nungs­da­ten visua­li­siert werden können.

Quelle: BMF-Schrei­ben vom 15.10.2024 – Ziffern 5, 6

Stand heute macht das Gesetz keine Vorgaben.

Als Über­mitt­lungs­weg können folgende Optio­nen verwen­det werden:

• E‑Mail
• Schnitt­stelle (z. B. WebService)
• Down­load (z. B. SFTP)
• über Dienst­leis­ter (über o. g. Über­mitt­lungs­wege oder via Peppol) 
• über ext. Speichermedium

Für den Empfang von E‑Rechnungen reicht heute die Bereit­stel­lung eines E‑Mail-Post­fachs grund­sätz­lich aus.
Dabei muss das E‑Mail-Post­fach nicht dedi­ziert für den Empfang von E‑Rechnung reser­viert sein.

Das BMF weist darauf hin, dass E‑Mail als Über­tra­gungs­weg für den Austausch von Rech­nungs­da­ten im Rahmen des geplan­ten Steu­er­mel­de­sys­tems perspek­ti­visch ggf. nicht mehr zuläs­sig sein wird.
Hier erwar­tet das BMF, dass E‑Rechnungsplattformen von Bedeu­tung sein werden. Weitere Details werden im Rahmen der Gestal­tung des Melde­sys­tems festgelegt.

Quelle: BMF-Schrei­ben vom 15.10.2024 – Ziffern 36–40, 41

Das BMF geht darauf ein, dass das verwen­dete Format entweder

• der EU-Norm 16931 entspre­chen und eine der erlaub­ten Syntaxen (CII oder UBL) verwen­den muss oder
• auf Basis eines zwischen Rech­nungs­aus­stel­ler und Rech­nungs­emp­fän­ger verein­bar­tes Format.

Dabei ist entschei­dend, dass die Umsatz­steu­er­recht­li­chen Mindest­an­ga­ben aus der E‑Rechnung oder einem inter­ope­ra­blen Format möglich sind.

Ein inter­ope­ra­bles Format kann mit Zustim­mung des Empfän­gers auch über den 1.1.2028 hinaus einge­setzt werden,

• wenn der Empfän­ger damit einver­stan­den ist,
• alle laut EN 16931-Spezi­fi­ka­tion gefor­der­ten Daten enthal­ten sind und
• dieses direkt über ein Mapping in eine EN 16931-konforme E‑Rechnung trans­fe­rier­bar ist.

Quelle: BMF-Schrei­ben vom 15.10.2024 – Ziffer 4

Diese Rege­lung zielt auf den Bestands­schutz von EDI-Forma­ten wie z.B. EDIFACT ab.

Leis­tun­gen müssen in elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen eindeu­tig iden­ti­fi­zier­bar sein. Das hat einen Einfluss auf die einzel­nen Posi­tio­nen einer Rech­nung.
Zudem bedeu­tet es, dass rech­nungs­be­grün­dende Anla­gen mit Rele­vanz für den Vorsteu­er­ab­zug (z.B. Stun­den­nach­weise) eben­falls im struk­tu­rier­ten Teil der Rech­nung enthal­ten sein müssen. Dies erfolgt durch Einbet­tung (z.B. einer Excel-Datei) im XML. Dazu wird diese mithilfe des BASE64-Algo­rith­mus in eine ASCII-Zeichen­kette umge­wan­delt. Auf Empfän­ger­seite müssen diese Anhänge durch Deco­die­ren wieder in ihr ursprüng­li­ches Format gebracht werden.

Zusätz­li­che Infor­ma­tio­nen, die dem Empfän­ger nur zur Rech­nungs­prü­fung dienen und sonst nicht steu­er­lich rele­vant sind, können und dürfen in einem sepa­ra­ten Anhang mitge­schickt werden. Dieser gehört dann nicht zur Rech­nung und muss auch nicht mit archi­viert werden.

Quelle: BMF-Schrei­ben vom 15.10.2024 – Ziffer 35

Bei Dauer­schuld­ver­hält­nis­sen, die z.B. eine monat­lich gleich­lau­ten­den Abrech­nung zur Folge haben, muss ledig­lich einmal eine E‑Rechnung ausge­stellt werden. Das ist z.B. bei Miet­ver­trä­gen der Fall.

Das BMF konkre­ti­siert. Eine E‑Rechnung muss erst dann gestellt werden, wenn sich etwas ändert. Also z.B. nach einer Mieterhöhung.

Quelle: BMF-Schrei­ben vom 15.10.2024 – Ziffer 45

Konkret gefragt:
Ist man als Rech­nungs­emp­fän­ger einer PDF oder Papier­rech­nung verpflich­tet zu prüfen, ob der Versen­der dazu berech­tigt war. Das wird z.B. rele­vant, wenn Unter­neh­men ein drit­tes Jahr lang einfa­che PDF-Rech­nun­gen ohne struk­tu­rierte Daten versen­den. Das dürfen sie, wenn sie weni­ger als 800.000 Euro Umsatz im Geschäfts­jahr 2026 zu verzeich­nen hatten.

Das BMF stellt hier klar, dass Rech­nungs­emp­fän­ger anhand vorlie­gen­der Infor­ma­tio­nen auf die Inan­spruch­nahme vertrauen dürfen. Es wird erwar­tet, dass bekannte Fakten und Kennt­nisse dabei berück­sich­tigt werden.

Quelle: BMF-Schrei­ben vom 15.10.2024 – Ziffern 13, 59

Das BMF verdeut­licht, dass eine inner­ge­mein­schaft­li­che Rech­nung – und damit die Anwen­dung der Pflicht zur E‑Rechnung – auch anzu­wen­den ist, wenn

1. ein deut­sches Unter­neh­men etwas an die Betriebs­stätte eines ande­ren deut­schen Unter­neh­mens im Ausland liefert
2. es sich nach § 4 Nummer 1 bis 7 UStG um eine steu­er­freie Leis­tung bzw. Liefe­rung handelt, unter Beach­tung der übri­gen Voraus­set­zun­gen einer E‑Rechnung.

Quelle: BMF-Schrei­ben vom 15.10.2024 – Ziffer 13

Für den Austausch von Rech­nungs­da­ten im Rahmen des zu einem späte­ren Zeit­punkt gesetz­lich einzu­füh­ren­den Melde­sys­tems werden laut BMF E‑Rechnungsplattformen von Bedeu­tung sein.

Die tech­nisch mögli­chen und recht­lich zuläs­si­gen Über­tra­gungs­wege werden im Rahmen des Melde­sys­tems neu zu defi­nie­ren sein.

Quelle: BMF-Schrei­ben vom 15.10.2024 – Ziffer 41

Beim Thema Endrech­nung gibt es bis dato noch ein paar Heraus­for­de­run­gen. Es geht hier um den Anwen­dungs­fall, dass ggf. nach Anzah­lungs­rech­nung und weite­ren Teil­rech­nun­gen, im Verlauf eines Projek­tes oder bedingt durch Teil­lie­fe­run­gen, ganz zum Schluss eine Endrech­nung ausge­stellt werden soll.

Eine Endrech­nung erfor­dert, dass die einzel­nen Mehr­wert­steuer-Beträge der Anzah­lungs­rech­nung und aller Teil­rech­nun­gen aufge­führt werden.
Die Felder, die dafür benö­tigt werden, sind aller­dings nicht in den Kern­fel­dern zu finden, sondern in den Erwei­te­run­gen (auch Exten­si­ons genannt).

Das bedeu­tet, dass bei einer ZUGFeRD-Rech­nung das Profil Exten­ded zu verwen­den ist. Das ist deut­lich komple­xer, als die Ausstel­lung einer einfa­chen ZUGFeRD-Rech­nung. Bei einer XRech­nung gelingt das eben­falls durch Verwen­dung der Erweiterungen.

Der Vorschlag des BMF ist an der Stelle, alter­na­tiv zu einer Endrech­nung, eine Rest­rech­nung zu stellen.

Quelle: BMF-Schrei­ben vom 15.10.2024 – Ziffern 47, 48

Im Falle einer Rest­rech­nung werden refe­ren­zierte Rech­nun­gen im besten Fall als Anhang beigefügt.
Eine Prüfung des komplet­ten Sach­ver­hal­tes erfor­dert i. d. R. einen manu­el­len Aufwand.
Je nach Komple­xi­tät bzw. Projekt­um­fang kann das viel Zeit kosten und zudem fehler­an­fäl­lig sein.

Der Vorteil einer Endrech­nung ist die mögli­che auto­ma­ti­sierte Prüfung aller Daten auf Seite des Empfän­gers.
Das wird durch die Abbil­dung aller Daten in struk­tu­rier­ter Form ermög­licht.
Eine Endrech­nung bietet daher die perfekte Basis für eine system­ge­stützt gar auto­ma­ti­sierte Rechnungseingangsprüfung.

Das BMF stellt klar:

1. Wenn der Bild­teil keine abwei­chen­den Daten nach §14 UStG enthält, gilt er als inhalt­lich iden­ti­sches Mehrstück.
2. Weichen Bild­teil und struk­tu­rierte Daten vonein­an­der ab, stellt dieser Teil ggf. eine weitere (sons­tige) Rech­nung dar. Klei­nere Abwei­chun­gen zwischen beiden Teilen wie gering­fü­gige Abwei­chun­gen oder eine kürzere Schreib­weise, werden toleriert.

Grund­sätz­lich gilt:

• Der Vorsteu­er­ab­zug ist nur aus dem struk­tu­rier­ten Teil der E‑Rechnung möglich.

Hier ist Vorsicht gebo­ten!
Spezi­ell bei hybri­den Forma­ten wie ZUGFeRD (diese bestehen aus Sicht­do­ku­ment = PDF und XML-Datei = struk­tu­rierte Daten), wenn PDF und XML-Datei vonein­an­der abwei­chen.
Rele­vant für den Vorsteu­er­ab­zug ist in Deutsch­land ledig­lich, was in den XML-Daten steht!

Quelle: BMF-Schrei­ben vom 15.10.2024 – Ziffer 32

Auch wenn eine struk­tu­rierte Datei vorliegt, gilt sie nur dann als E‑Rechnung im steu­er­li­chen Sinne, wenn sie voll­stän­dig, korrekt und maschi­nell auswert­bar ist.
Andern­falls liegt hier eine sons­tige elek­tro­ni­sche Rech­nung vor.
Der Empfän­ger kann, sofern keine gesetz­li­che Pflicht zur E‑Rechnung vorliegt, die Rech­nung als sons­tige Rech­nung anneh­men oder ablehnen.

Das BMF stellt klar: Ein Vorsteu­er­ab­zug ist nur aus dem struk­tu­rier­ten Teil der E‑Rechnung möglich.

Bei hybri­den Rech­nun­gen wie ZUGFeRD zählt ausschließ­lich der XML-Teil. Weichen PDF und XML vonein­an­der ab, kann das PDF u. U. als zusätz­li­che Rech­nung gelten.
Ist die PDF einer hybri­den E‑Rechnung (z.B. ZUGFeRD) defekt, gilt im Falle einer weiter­hin ausles­ba­ren XML die E‑Rechnung immer noch als gültig.

Bei kriti­schen Fehlern – z. B. bei fehlen­der Steu­er­num­mer oder fehler­haf­ten Beträ­gen – droht der Verlust des Vorsteuerabzugs.

Quelle: Anpas­sung des Umsatz­steuer-Anwen­dungs­er­las­ses (Entwurf vom 25.06.2025) – Seite 27 von 31

Zudem empfiehlt das BMF zur Sicher­stel­lung des korrek­ten Versan­des von E‑Rechnung die Verwen­dung einer entspre­chen­den Validierungsanwendung.

Quelle: Anpas­sung des Umsatz­steuer-Anwen­dungs­er­las­ses (Entwurf vom 25.06.2025) – Seite 29 von 31

Verwei­gert ein Empfän­ger die Annahme oder ist tech­nisch nicht vorbe­rei­tet, genügt es, wenn der Ausstel­ler den Versand nach­wei­sen kann – z. B. durch ein Sendeprotokoll.

Quelle: Anpas­sung des Umsatz­steuer-Anwen­dungs­er­las­ses (Entwurf vom 25.06.2025) – Seite 9 von 31